Por que a LGPD pesa mais na imobiliária

Uma única locação junta dados de três ou mais pessoas: o proprietário, o inquilino e o fiador. Entram documentos, comprovante de renda, análise de crédito, conta para repasse. Esses dados passam pelo corretor, pelo administrativo, pelo financeiro e, muitas vezes, saem da imobiliária: vão para a seguradora, o banco, o condomínio.

Cada uma dessas passagens é um ponto em que o dado pode se perder, ficar exposto ou ser guardado sem necessidade. E a responsabilidade é de quem coleta e decide o que fazer com ele: a imobiliária, que a lei chama de controladora (art. 5º, VI).

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O que está em jogo A multa simples pode chegar a 2% do faturamento no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração (art. 52, II). Mas, para a maioria das imobiliárias, o risco mais próximo é outro: um cliente que pede para saber o que a empresa guarda sobre ele, e ninguém sabe responder.

Os 6 erros mais comuns (e como corrigir cada um)

Os 6 erros de LGPD mais comuns na imobiliária: Documento no WhatsApp do corretor; Pedir documento "por via das dúvidas"; Guardar tudo para sempre; Planilha espalhada e acesso para todos; Não saber responder ao cliente; Sem plano para vazamento ou perda

1. Ficha e documento no WhatsApp do corretor

O cliente manda CNH, comprovante de renda e holerite pelo WhatsApp pessoal do corretor. O arquivo fica no celular, na galeria e no backup dele, fora do controle da imobiliária.

O que diz a lei: a empresa precisa adotar medidas de segurança para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de perda (art. 46).

Como corrigir: receber documentos por um canal da imobiliária, com acesso controlado, e combinar com a equipe que documento não fica no celular de ninguém.

2. Pedir documento "por via das dúvidas"

A lista de documentos cresce com o tempo e ninguém revisa: pede-se tudo de todo mundo, mesmo o que não vai ser usado.

O que diz a lei: o tratamento deve se limitar ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III, princípio da necessidade).

Como corrigir: ter uma lista por processo (locação, venda, fiador, captação de imóvel) com o que é realmente necessário em cada um.

3. Guardar tudo para sempre

Interessado que não fechou, locação encerrada há anos, fiador de contrato antigo: tudo continua no arquivo, físico e digital.

O que diz a lei: terminado o tratamento, os dados devem ser eliminados, com exceções como o cumprimento de obrigação legal (art. 16).

Como corrigir: definir por quanto tempo cada tipo de dado fica guardado, com orientação do contador e do jurídico, e eliminar o que passou do prazo.

4. Planilha espalhada e acesso para todos

Cadastro em planilhas copiadas por e-mail, pasta compartilhada que qualquer pessoa abre, senha única para a equipe inteira. Quando algo dá errado, não há como saber quem mexeu.

O que diz a lei: a lei pede segurança e prestação de contas: a empresa precisa conseguir demonstrar o que faz para proteger os dados (art. 6º, VII e X).

Como corrigir: dar acesso só ao que cada função precisa e manter registro de quem incluiu, alterou ou excluiu cada informação.

5. Não saber responder ao cliente

Um inquilino pergunta quais dados a imobiliária tem sobre ele, ou pede para corrigir um cadastro. A pergunta circula entre setores e ninguém sabe onde procurar.

O que diz a lei: o titular tem direito de confirmar o tratamento, acessar, corrigir e pedir a eliminação dos seus dados, entre outros (art. 18).

Como corrigir: definir quem responde a esses pedidos e saber onde estão os dados de cada pessoa. Com tudo espalhado, isso é quase impossível.

6. Não ter um plano para quando algo der errado

Celular do corretor roubado com conversas de clientes, planilha enviada para o e-mail errado, pasta compartilhada aberta. Na hora, ninguém sabe o que fazer.

O que diz a lei: incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante aos titulares deve ser comunicado à ANPD e aos titulares (art. 48).

Como corrigir: ter um roteiro simples, combinado antes: quem avisa, quem avalia o risco, o que se registra e como comunicar.

Preciso de consentimento para tudo?

Não. Esse é um dos mal-entendidos mais comuns. O consentimento é só uma das bases legais da LGPD (art. 7º). Na rotina da imobiliária, aparecem muito também:

O consentimento costuma fazer sentido em situações como o envio de novidades e ofertas para quem não é cliente. O importante é saber, para cada uso do dado, qual é a base legal, e conseguir explicar isso se alguém perguntar.

E a imobiliária de pequeno porte?

A ANPD tem regras simplificadas para os agentes de tratamento de pequeno porte (Resolução CD/ANPD nº 2/2022). Uma delas é a possibilidade de não indicar um encarregado de dados, desde que a empresa mantenha um canal para o titular entrar em contato. A lei continua valendo: as regras simplificadas reduzem a burocracia, não a responsabilidade pelos dados.

Checklist rápido: como está a sua imobiliária?

Como o Neat ajuda

Boa parte desses erros nasce de dado espalhado: um pouco no WhatsApp, um pouco em planilha, um pouco em papel. No Neat, tudo fica num ambiente único, pensado para atender a LGPD:

Tela de permissões por grupo de usuários no Neat
Permissões no Neat: cada grupo de usuários vê só os menus do seu perfil. Empresa de demonstração, dados fictícios.
Tela de solicitações de cadastro por link no Neat
Cadastro por link no Neat: o cliente preenche e envia os documentos, e a imobiliária aprova. Dados fictícios.
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Sistema ajuda, mas não resolve sozinho A adequação à LGPD envolve processos, documentos e treinamento da equipe. A CBB Technology, que desenvolve o Neat, também ajuda imobiliárias a se adequarem.

Quer ver como o Neat organiza os dados da sua imobiliária?

Na demonstração, mostramos o acesso por perfil, o histórico de alterações e o cadastro por link.

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Por onde começar

  1. Liste quais dados a imobiliária coleta em cada processo: locação, venda, captação, atendimento.
  2. Descubra onde eles estão: sistema, planilhas, e-mail, WhatsApp, papel.
  3. Veja quem acessa cada um e corte o acesso que não é necessário.
  4. Pare de pedir o que não usa e defina por quanto tempo guardar o que usa.
  5. Defina quem responde aos clientes sobre os dados deles, e divulgue esse canal.

Se o problema começa no atendimento, vale ler também como organizar o WhatsApp da imobiliária com um número para toda a equipe.

Este artigo é informativo e não substitui a orientação jurídica para o caso da sua imobiliária. Referências: Lei 13.709/2018 (LGPD) e Resolução CD/ANPD nº 2/2022.

Perguntas frequentes

A LGPD pede que o controlador indique um encarregado (art. 41). Imobiliárias que se enquadram como agente de tratamento de pequeno porte podem ser dispensadas dessa indicação pela Resolução CD/ANPD nº 2/2022, desde que mantenham um canal de comunicação com o titular dos dados.
Pode, quando o documento é necessário para a finalidade (a análise da locação e o contrato, por exemplo) e pelo tempo necessário, incluindo o cumprimento de obrigações legais (art. 6º, III, e art. 16). O que não pode é guardar tudo, de todo mundo, sem prazo e "por via das dúvidas".
Não necessariamente. A LGPD tem outras bases legais além do consentimento, e uma delas é a proteção do crédito (art. 7º, X). A execução do contrato (art. 7º, V) e o cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) também aparecem muito na rotina da imobiliária.
A multa simples pode chegar a 2% do faturamento da empresa no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração (art. 52, II). Além da multa, a lei prevê advertência, publicização da infração, bloqueio e eliminação dos dados, entre outras sanções (art. 52).
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Equipe Neat

O Neat é desenvolvido pela CBBTech, especialista em otimização de processos imobiliários. Nosso time combina experiência em gestão de imobiliárias com desenvolvimento de software — e escreve sobre o que observa na prática.