O ciclo do Word

Em muitas imobiliárias, cada contrato passa pelo mesmo caminho:

  1. abrir o contrato de outro cliente e salvar com outro nome;
  2. trocar, à mão, nomes, CPF, endereço do imóvel, valores e datas;
  3. revisar (quando dá tempo);
  4. mandar para assinatura em outra plataforma, ou imprimir;
  5. acompanhar por e-mail e WhatsApp quem já assinou;
  6. guardar o arquivo final em algum lugar.

Cada passo é uma chance de erro. O mais conhecido é o nome do cliente anterior esquecido numa cláusula. O menos visível é o contrato com um valor e o sistema com outro: o boleto sai de um jeito, o contrato diz outra coisa.

Contrato assinado eletronicamente vale?

Vale. A MP 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos, além do certificado ICP-Brasil, quando aceitos pelas partes (art. 10, § 2º). A Lei 14.063/2020 organiza as assinaturas eletrônicas em três níveis (art. 4º):

TipoComo funciona
SimplesIdentifica quem assina, por exemplo, por e-mail e dados pessoais
AvançadaUsa meios que vinculam a assinatura à pessoa de forma mais segura e detectam alterações no documento
QualificadaUsa certificado digital ICP-Brasil

Desde 2023, o Código de Processo Civil admite, nos títulos executivos constituídos por meio eletrônico, qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensando as testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura (art. 784, § 4º). Para atos específicos, como registros em cartório, pode ser exigido um tipo determinado de assinatura; vale confirmar com o jurídico.

Como montar um bom modelo de contrato

Do Word copiado ao modelo com campos: Um modelo por documento, revisado; Dados preenchidos a partir do cadastro; Assinatura acompanhada até o fim; Contrato guardado junto do cliente

O segredo é separar o que é fixo do que muda. O texto das cláusulas é fixo e passa pelo jurídico uma vez. O que muda de um contrato para outro vira campo, preenchido a partir do cadastro:

Vale ter um modelo para cada documento que se repete: contrato de locação residencial e comercial, contrato de venda, procuração, opção de venda, ficha de visita, termo de entrega de chaves. E manter uma versão só de cada um: quando o jurídico atualiza uma cláusula, o modelo é atualizado, e não a cópia de alguém.

Os erros mais comuns

  1. Copiar o contrato do cliente anterior e esquecer um dado dele no meio do texto.
  2. Usar modelo desatualizado, que circula no computador de cada corretor.
  3. Digitar duas vezes: no sistema e no contrato. Uma das duas sai diferente.
  4. Perder o controle da assinatura: ninguém sabe quem já assinou e quem falta.
  5. Guardar o contrato assinado fora do lugar, num e-mail ou numa pasta pessoal.

Checklist

Como funciona no Neat

No Neat, o contrato sai do mesmo lugar em que estão o cadastro e o financeiro:

Modelo de contrato de locação no Neat com campos automáticos para proprietário, inquilino, imóvel e valores
Modelo de contrato no Neat: o texto é da imobiliária, e os campos (nomes, CPF, imóvel, prazo, valores) vêm do cadastro.
Detalhe de uma solicitação de assinatura no Neat mostrando quem já assinou e quem falta
Assinatura no Neat: quem já assinou e quem ainda falta, sem trocar de tela. Dados fictícios.

Quer ver um contrato saindo do cadastro para a assinatura?

Na demonstração, mostramos o modelo com campos, a geração do contrato e o acompanhamento das assinaturas.

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Por onde começar

  1. Junte os modelos que circulam hoje e escolha uma versão de cada, com o jurídico.
  2. Marque no texto o que muda de um contrato para outro: esses trechos viram campos.
  3. Confira se o cadastro tem todos esses dados. O que faltar no cadastro vai faltar no contrato.
  4. Defina como será a assinatura e quem acompanha até o fim.
  5. Combine onde o contrato assinado fica guardado, e que não é no e-mail de ninguém.

Contrato bem feito depende de cadastro certo. Veja também como calcular o reajuste de aluguel e os erros de LGPD mais comuns na imobiliária.

Este artigo é informativo e não substitui a orientação jurídica para cada contrato. Referências: MP 2.200-2/2001, Lei 14.063/2020 e Código de Processo Civil (art. 784, § 4º).

Perguntas frequentes

Sim. A MP 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos, além do certificado ICP-Brasil, quando aceitos pelas partes (art. 10, § 2º). Para alguns atos, como registros em cartório, pode ser exigido um tipo específico de assinatura; confirme caso a caso.
É a classificação da Lei 14.063/2020 (art. 4º). A simples identifica quem assina; a avançada usa meios que vinculam a assinatura à pessoa de forma mais segura; a qualificada usa certificado digital ICP-Brasil. Quanto maior o nível, maior a segurança sobre quem assinou.
Para ser título executivo, o CPC passou a admitir, nos títulos constituídos por meio eletrônico, qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensando as testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura (art. 784, § 4º). Na dúvida, confirme com o jurídico da imobiliária.
Sim. O caminho é transformar o modelo atual, já revisado pelo jurídico, num modelo com campos: as partes que mudam de um contrato para outro (nomes, CPF, imóvel, valores, datas) viram campos preenchidos a partir do cadastro.
Contratos Assinatura eletrônica Documentos Locação Vendas
Equipe Neat

O Neat é desenvolvido pela CBBTech, especialista em otimização de processos imobiliários. Nosso time combina experiência em gestão de imobiliárias com desenvolvimento de software — e escreve sobre o que observa na prática.